L’ufficio stampa cosa fa, cos’è, definizione e quali servizi include

Se non hai mai avuto bisogno dei servizi di un ufficio stampa, oppure non hai una formazione nel campo della comunicazione, è molto probabile che tu non sappia cos’è un ufficio stampa. Magari ne hai una vaga idea, ma non sai un ufficio stampa cosa fa nel dettaglio. Ed è una cosa molto comune, anche perché quella dell’addetto/a stampa, cioè chi lavora in un ufficio stampa, è un professione complessa da spiegare. 

Molto spesso, ad esempio, il lavoro di addetto stampa viene confuso con quello di chi stampa in una tipografia, cioè un operatore grafico addetto alla stampa. Oppure, può venire scambiato con quello di un/a giornalista che scrive per agenzie di stampa o altri media. In questo ultimo caso, però, non si è molto distanti dall’effettivo ruolo di addetto/a stampa. 

E ora, con questo nostro articolo, scopriamo tutto sull’ufficio stampa: cos’è e la definizione, cosa fa e che servizi include.

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Alla voce “stampa” del vocabolario Treccani c’è anche ufficio stampa, la cui definizione è: “ufficio esistente presso società, enti, partiti, organismi pubblici, col preciso incarico di preparare e trasmettere a giornali notizie, comunicazioni, commenti, ecc., o di preparare e curare la diffusione di circolari, stampati di propaganda, opuscoli vari”.

Un’altra definizione di ufficio stampa è presente alla voce “ufficio”, sempre nel dizionario Treccani: “istituito presso ministeri e altri organi dello stato, presso partiti, sindacati e altri enti pubblici e privati, per fornire notizie ufficiali sulla propria attività e sulle proprie posizioni rispetto a fatti e situazioni”. 

Sono due definizioni sintetiche che, per forza di cose, non spiegano la complessità delle attività dell’ufficio stampa ma danno informazioni importanti.

Innanzitutto l’ufficio stampa può essere pubblico se cura la comunicazione istituzionale di un Ministero, un Comune, una Regione, un’università, un ospedale, insomma di un ente della Pubblica Amministrazione. Oppure può essere privato se l’ufficio stampa lavora per la comunicazione di un’impresa, un’associazione, una compagnia teatrale, una band, un ristorante, un/a artista, eccetera.

Se l’ufficio stampa fa capo al settore privato non è necessario essere pubblicista o giornalista per lavorare come addetto/a stampa, mentre nel pubblico è obbligatorio.
In Italia, chi lavora in un ufficio stampa pubblico deve rispettare la deontologia professionale, osservare la Carta dei doveri del giornalista degli Uffici Stampa del Consiglio nazionale dell’Ordine dei Giornalisti e il Testo Unico dei doveri del giornalista.

A livello organizzativo, un ufficio stampa strutturato si compone di uno/a o più addetti/e stampa e di un/a capo ufficio stampa, figura che ha la responsabilità dell’ufficio stampa e delle sue strategie.

E ancora, l’ufficio stampa può essere interno oppure esterno, in questo ultimo caso molto spesso si tratta di agenzie di comunicazione o addetti/e stampa freelance. 

Infine, le due definizioni di Treccani chiariscono che l’ufficio stampa prepara e trasmette notizie ufficiali e comunicazioni alle testate giornalistiche. Dunque è un tramite tra un’azienda o un ente e i media su ciò che riguarda eventi e fatti oppure dichiarazioni e commenti a una determinata situazione. 

E ora vediamo ancora più nel dettaglio l’ufficio stampa cosa fa, quali sono le mansioni di sua competenza e gli obiettivi che deve raggiungere.

Un ufficio stampa a cosa serve? Quali sono gli obiettivi che ti fa raggiungere? Il fine ultimo dell’ufficio stampa è veicolare e diffondere tramite i media notizie e informazioni che riguardano una persona, un’azienda, un evento o un ente. 

I motivi possono essere diversi, ad esempio accreditare questo soggetto nei confronti dei media e della popolazione. Ma ci sono numerosi altri obiettivi, come promozione, reputazione, credibilità, visibilità e notorietà. Nel caso di un evento o una manifestazione l’intento è anche quello di ottenere pubblico e successo.

Le attività e i servizi in capo a un ufficio stampa sono davvero numerosi, con scadenze stringenti e tempistiche stressanti, in particolare quando ci sono più eventi e progetti da seguire in contemporanea. 

E nonostante tutto l’impegno del team dell’ufficio stampa, la pubblicazione della notizia sui media non è sempre assicurata perché dipende dagli spazi che una testata riesce a mettere a disposizione e da altre variabili. Dunque, se si vuole che la notizia esca di sicuro è necessario acquistare uno spazio pubblicitario, un pubbliredazionale a pagamento.   

Ma ora vediamo nel dettaglio un ufficio stampa cosa fa e in cosa consistono le sue mansioni con un elenco esaustivo:

– rassegna stampa tematica quotidiana per avere aggiornamenti e spunti su settori e temi trattati;

– selezione delle informazioni da veicolare in modo strategico e notiziabile tramite comunicati stampa;

– creazione di mailing list con contatti mirati (il giusto target di redazioni e giornalisti/e a cui inviare la notizia), frutto del lavoro di media relation;

– scrittura di comunicati stampa in base alla notiziabilità e alle regole giornalistiche. Un comunicato stampa deve essere chiaro, accattivante e veritiero (per etica); 

– invio di comunicati stampa alle mailing list dei contatti selezionati;

– recall alle redazioni, a giornalisti/e, collaboratori e collaboratrici per sollecitare la pubblicazione dei comunicati stampa sulle testate;

– attività di media relation per organizzare interviste e ospitate di rappresentati ed esponenti della realtà per cui l’ufficio stampa lavora;

– organizzazione di conferenze stampa;

– invio delle convocazioni alle conferenze stampa a mailing list di media;

– recall per assicurarsi che ci siano giornalisti/e in conferenza;

– preparazione di press kit per le conferenze stampa, da dare ai giornalisti presenti;

– accoglienza dei media durante le conferenze e supporto nel loro lavoro illustrando temi e ospiti e agevolando le interviste;

– rassegna stampa giornaliera per monitorare le uscite;

– rassegna stampa e report conclusivi per la raccolta degli articoli pubblicati, delle interviste e dei servizi di radio e tv;

– gestione di tutte le relazioni con i media, anche per rispondere alle diverse richieste della stampa. 

Infine, un ufficio stampa entra in campo anche nella comunicazione di crisi, cioè quando l’azienda, l’ente o la persona per cui lavora deve fare fronte a eventi critici che ne possono mettere a repentaglio la reputazione. 

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